AQUI PARA QUE APRENDAN A USAR PREZI
http://www.slideshare.net/AISAKATAIGA7/prezi-40700599

Ejemplo de la constancia

LA CONSTANCIA

CONCEPTO.

En general, una constancia es un documento en el que se hace constar algún hecho, en ocasiones de modo auténtico o fehaciente. Existen diversos tipos, según qué clase de hecho constaten, el formato, quién lo constata, entre otros.

Un recibo o constancia de pago: sirve para constatar que se ha pagado por un servicio o producto. Según su formato, puede ser una factura, una boleta, un ticket u otro.

Una constancia de alumno regular: sirve para constatar que una persona es o ha sido un(a) alumna(o) o un(a) estudiante regular de una institución educacional, es decir, que asiste o asistió regularmente a clases y está o estuvo debidamente registrado(a).

Una constancia de empleo o constancia de trabajo o constancia de servicios: suele ser elaborada por una institución y sirve para hacer constar que una persona ha estado trabajando o trabajó en esa institución en uno o más puesto(s) y por un tiempo específico y por salarios determinados.

PARTES

Una constancia debe llevar los siguientes requisitos:

Nombre del trabajador.

Salario.

Tiempo de trabajo prestado.

Puesto.

Datos de la empresa y firma del representante

Ejemplo de circular

LA CIRCULAR

CONCEPTO.

 Es un documento de uso interno que dirige una autoridad superior a todos o aparte de sus subalternos simultáneamente para darle a conocer disposiciones o asuntos internos para que se cumplan a cabalidad.

Los temas a tratar en una circular puede ser generalmente lo siguiente:

• Movimiento interno de los jefes de la institución
• Acuerdos o decisiones de la alta jerarquía.
• Ascensos del personal que elabora en la empresa.

                                                              PARTES

a) Numeración. Se escribe la palabra circular con mayúscula seguida del número que le corresponde, el año y las iniciales de la institución.

CIRCULAR Nº 050-...../GG.

b) Fecha. Se escribe el día, mes y año.

c) Destinatario. Generalmente el documento esta dirigido a un grupo de personas interesadas.

Señores
Jefes de Departamentos
Presente

A todos los trabajadores del Departamento de Sistemas.

e) Asuntos. Se escribe con mayúsculas, seguida de dos puntos y luego el tema en resumen o síntesis.

ASUNTO: Cambio de horario.

f) Cuerpo o texto. Es la parte donde se detalla el mensaje que se quiere comunicar. Puede estar formado por varios párrafos y para mayor orden se enumera cada párrafo.
El cuerpo o texto se redacta en el estilo bloque o semibloque.

g) Despedida. Es muy simple. Generalmente se utiliza una sola palabra.
Atentamente, cordialmente.

h) Firma y cargo. La firma es la rúbrica a mano comose acostumbra a firmar en todo documento; debajo de ella se coloca los nombres y apellidos, y cargo que ostenta la autoridad.
Guillermo Aviles
GERENTE DE VENTAS

i) Iniciales. Se coloca al lado izquierdo del documento.

BIENVENIDOS

AQUÍ O ENSEÑAREMOS COMO HACER UN ACTA Y COMO HACER UN MEMORANDO, TAMBIÉN OS ENSEÑAREMOS SUS PARTES Y OS DAREMOS ALGUNOS, ESPERO QUE OS SEA DE AYUDA.

Este trabajo ha sido elaborado para la clase de técnicas de oficina yo junto con tres compañeras hemos elaborado este trabajo con esmero.                                 

 KAREN MARTINEZ                                        KAREN FLOREZ

 NIKOLE MONTERO                                                           VALENTINA SIERRA

 

                    

Ejemplo de memorando

Memorando

El memorando o memorándum es un escrito breve por el que se intercambia información entre diferentes departamentos de una organización para comunicar alguna indicación, recomendación, instrucción o disposición. 
En algunos países, también es utilizado para incluir una sanción o falta de un empleado y figurar en su currículo, lo que puede reducir sus posibilidades de conseguir otro trabajo y afectar su vida laboral. 

PARTES DE UN MEMORANDUM

El Memorando tienes las siguientes partes obligatorias: 
1. Lugar y fecha 
2. Código 
3. Destinatario 
4. Asunto 
5. Cuerpo 
6. Despedida o antefirma 

Las siguientes Complementarias: 
1. Membrete 
2. Nombre del año 
3. Referencia 
4. Sello 
5. Anexo 

Redacción de Texto 
El texto del memorando comprende dos secciones: 
Fórmula de apertura: que viene a ser una frase directa, concisa con la que se inicia la redacción del texto del memorando. Por ejemplo la frase “sírvase…” 
“sírvase comunicar a esta dirección el record de…” 

Existen muchas fórmulas de apertura. Los memorandos dirigidos al subalterno generalmente empiezan la redacción del texto con las fórmulas: “Sírvase”(como en el caso anterior)y “comunico a Ud.…” como en el siguiente. 
“comunico a Ud. Que esta jefatura ha visto por conveniente disponer…” 
Mientras que los memorandos que envían al superior o servidores del mismo nivel, comienzan con las frases: 
“por el presente..” 
“por el presente, me dirijo a Ud. A fin de fin de solicitarle permiso…” 
“Me dirijo a Ud…” 
“Me dirijo a Ud. Con el objetivo de comunicarle…” 
Exposicion: que se desarrolla el asunto que motiva el memorando en forma breve, precisa y directa, sin eufemismos ni rodeos. 

IMPORTANTE: 
El texto del memorando no tiene párrafos de cierre 
Clases 
Diferenciamos dos clases de memorandos: simple y multiple 
Memorando simple 
Se utiliza para comunicar disposiciones, remitir, pedir o transcribir documentos, dar a conocer la realización de actividades o la realización de tareas y, en general, para informar asuntos diversos de trabajo a un solo destinatario 
Características 
Comparte las mismas características con el oficio simple, pero con la diferencia que en el código lleva la palabra “memorando” como nombre del documento 
Memorando múltiple 
Se usa para hacer conocer disposiciones o cualquier otra información, en forma simultanea a varios destinatarios.
Características 
Tiene las mismas características que posee el oficio múltiple, con la diferencia que emplea “memorando múltiple” como nombre del documento. En algunas entidades lo conocen con el nombre de “Memorando Circular” 

Ejemplo de acta

EL ACTA

PARTES

¿Qué estructura debes seguir para hacer un acta de reunión?

Una acta de reunión debe contener todo aquel contenido que sea relevante. Como ves, es difícil que un robot haga un acta de reunión dado que saber que es “relevante” requiere de una cierta inteligencia. El contenido dependerá bastante del tipo de reunión y de la temática, pero seguro que para todas las reuniones se puede estructurar el contenido en base a los siguientes puntos:

Datos del contexto de la reunión: fecha, intervalo de tiempo en que se produjo la reunión, asistentes, ubicación donde se realizó, etc.

Orden del día: al principio de todo del acta una enumeración de los puntos que se han tratado. Idealmente los puntos tratados deberían haberse acordado previamente a la reunión. No pasa nada si no es así siempre y cuando quien dirija la reunión tenga claro el guión y la reunión no se convierta en una deriva errática de temas a comentar.

Aprobación del acta anterior: si alguien se toma la molestia de hacer la “fotofinish” de una reunión y luego los asistentes no dan su aprobación ¿De qué sirve el acta? pues de poco. Lo recomendable es enviar el acta a los asistentes por vía telemática pero revisarla durante la próxima reunión. Si lo intentas hacer por mail puedes destapar la caja de pandora y será poco eficiente. La aprobación del acta, con enmiendas si se hacen, se reflejará en el acta de la próxima reunión.

Desarrollo de los puntos tratados: yo los agruparía según un criterio temático. Tema A, explicación de lo relevante. Tema B, explicación de lo relevante, etc. Los temas a plasmar dependerán mucho de la reunión. Pueden ser bloques temáticos del desarrollo de una aplicación, la identificación de riesgos de un proyecto, los puntos relevantes de un servicio prestado (tema incidencias, tema revisión informe servicio, etc.).

Acuerdos: descripción de aquellos puntos que se han acordado durante la reunión. Si se ha acordado que el proyecto va a empezar en tal fecha, que las personas implicadas serán fulanito y menganito, que la dedicación de tal persona será total (full-time) debe hacerse constar en acta. ¿Qué pasa si un proveedor dice en una reunión que Alberto estará full-time para el proyecto y luego resulta que sólo dedica 2 días a la semana para dicho proyecto? lo que pasa lo sabemos todos, un marrón, pero si hay una acta de por medio todo es más objetivo. El cliente puede acreditar que se acordó dedicación total y el proveedor tiene que tener un buen argumento o hacer una contra-prestación (poner un perfil similar al 100%) para subsanar el problema. Si nada queda escrito es cómo si nada hubiese sucedido. El mismo concepto es aplicable a cualquier otro tema. ¿Qué pasa si se toma una decisión técnica y no se hace constar en un acta? marrón doble, luego no hay constancia escrita de qué decisión se tomó, quién o quienes la tomaron y qué argumentos dieron. No se puede hablar objetivamente y lo peor, no se puede aprender de los errores.

Plasmar el “making-off”: en determinadas ocasiones es importante que se refleje en el acta cómo sucedió una cosa. Hacer constar que primero Alberto propueso la opción A, pero que Juan dijo que no podía ser porque no tenían tal material y propuso la opción B. De nuevo, hace falta una cierta inteligencia para ver si esto es relevante y ver si el tiempo invertido en redactar esto beneficia substancialmente el desarrollo del proyecto.

Plasmar las tareas identificadas durante la reunión: todo es importante, pero sin duda plasmar en el acta las tareas identificadas es crucial para que el proyecto avance. Para ser efectivos la descripción de la tarea debe ser clara y concisa, se debe identificar el responsable de la tarea (el que se compromete a hacerla o a hacerla hacer) y a ser posible la fecha estimada de finalización. No se si te ha pasado de asistir a reuniones en las que hay alguna persona que es muy activo identificando tareas, mejoras, cosas para que todo fuera perfecto pero a la siguiente reunión viene con las manos en los bolsillos. Este punto es un antídoto contra esta actitud. Si alguien propone una tarea de la que va a tenerse que hacer cargo y dar explicaciones en la siguiente reunión pues se lo piensa dos veces.

Inventario de tareas pendientes de anteriores reuniones: esto no tiene por que estar dentro del acta, podría ser un documento aparte para llevar el control de las tareas pendientes. Si bien en según qué casos es útil poner al final del acta un anexo con la relación de tareas pendientes identificadas en reuniones anteriores. Es normal que las tareas identificadas en una reunión no sean finalizadas todas en la próxima reunión. Con este anexo se facilita que no se “traspapelen” las tareas.

Fecha de siguiente reunión: de nuevo, no es imprescindible pero sí recomendado, pues si todos los asistentes les parece bien realizar la próxima reunión en tal fecha y hora pues se hace constar en acta y es un tema menos a gestionar. Todo el mundo tiene el acta y ve la fecha que se acordó. En reuniones periódicas de seguimiento con varias personas mejor acordar la fecha de la próxima reunión durante la reunión sino puede ser de locos encontrar una fecha que convenga a todos por vía telemática.

EL ACTA

Acta, documento que recoge los puntos discutidos y los acuerdos adoptados en una reunión de una asamblea u órgano colegiado para darles validez, como las reuniones de un Parlamento, Ayuntamiento, comunidad de vecinos, etc.

El acta de una reunión es el documento escrito que registra los temas tratados y los acuerdos adoptados en una determinada reunión, con la finalidad de certificar lo acontecido y dar validez a lo acordado. El tipo de organismos que celebra estas reuniones de las que se levantará acta puede ser muy diverso, desde una asamblea parlamentaria, una institución pública o privada, una asociación o una comunidad de vecinos. Todas estas reuniones han debido ser debidamente convocadas, por escrito y con la antelación adecuada, mediante un documento, dirigido a todos los posibles asistentes, en el que figurará el orden del día de la reunión.

Aunque pueden ser documentos independientes, las actas casi siempre están recogidas en un libro de actas, debidamente diligenciado y cuyas páginas están numeradas.

Hay ciertas reuniones u otras cosas cuyas actas tienen un formato diferente y específico como las actas que registran las aportaciones realizadas por los ponentes y comunicantes en una reunión científica, o los documentos que certifican ciertos datos de interés que son oficializados en dicha reunión, como las actas de evaluación, que van firmadas por todos los participantes.

El acta u acta da una visión general de la estructura de la reunión, a partir de una lista de los asistentes, una relación de las diversas cuestiones planteadas por las personas convocantes de la reunión (presidente, director) o por los participantes, y cada una de sus correspondientes respuestas. Los elementos que figuran en las actas son sobre todo las decisiones y acuerdos adoptados, como nombramientos, ceses, aprobación de estados contables, presupuestos o proyectos, modificación de estatutos, planes de actuación, etc.