EL ACTA

PARTES

¿Qué estructura debes seguir para hacer un acta de reunión?

Una acta de reunión debe contener todo aquel contenido que sea relevante. Como ves, es difícil que un robot haga un acta de reunión dado que saber que es “relevante” requiere de una cierta inteligencia. El contenido dependerá bastante del tipo de reunión y de la temática, pero seguro que para todas las reuniones se puede estructurar el contenido en base a los siguientes puntos:

Datos del contexto de la reunión: fecha, intervalo de tiempo en que se produjo la reunión, asistentes, ubicación donde se realizó, etc.

Orden del día: al principio de todo del acta una enumeración de los puntos que se han tratado. Idealmente los puntos tratados deberían haberse acordado previamente a la reunión. No pasa nada si no es así siempre y cuando quien dirija la reunión tenga claro el guión y la reunión no se convierta en una deriva errática de temas a comentar.

Aprobación del acta anterior: si alguien se toma la molestia de hacer la “fotofinish” de una reunión y luego los asistentes no dan su aprobación ¿De qué sirve el acta? pues de poco. Lo recomendable es enviar el acta a los asistentes por vía telemática pero revisarla durante la próxima reunión. Si lo intentas hacer por mail puedes destapar la caja de pandora y será poco eficiente. La aprobación del acta, con enmiendas si se hacen, se reflejará en el acta de la próxima reunión.

Desarrollo de los puntos tratados: yo los agruparía según un criterio temático. Tema A, explicación de lo relevante. Tema B, explicación de lo relevante, etc. Los temas a plasmar dependerán mucho de la reunión. Pueden ser bloques temáticos del desarrollo de una aplicación, la identificación de riesgos de un proyecto, los puntos relevantes de un servicio prestado (tema incidencias, tema revisión informe servicio, etc.).

Acuerdos: descripción de aquellos puntos que se han acordado durante la reunión. Si se ha acordado que el proyecto va a empezar en tal fecha, que las personas implicadas serán fulanito y menganito, que la dedicación de tal persona será total (full-time) debe hacerse constar en acta. ¿Qué pasa si un proveedor dice en una reunión que Alberto estará full-time para el proyecto y luego resulta que sólo dedica 2 días a la semana para dicho proyecto? lo que pasa lo sabemos todos, un marrón, pero si hay una acta de por medio todo es más objetivo. El cliente puede acreditar que se acordó dedicación total y el proveedor tiene que tener un buen argumento o hacer una contra-prestación (poner un perfil similar al 100%) para subsanar el problema. Si nada queda escrito es cómo si nada hubiese sucedido. El mismo concepto es aplicable a cualquier otro tema. ¿Qué pasa si se toma una decisión técnica y no se hace constar en un acta? marrón doble, luego no hay constancia escrita de qué decisión se tomó, quién o quienes la tomaron y qué argumentos dieron. No se puede hablar objetivamente y lo peor, no se puede aprender de los errores.

Plasmar el “making-off”: en determinadas ocasiones es importante que se refleje en el acta cómo sucedió una cosa. Hacer constar que primero Alberto propueso la opción A, pero que Juan dijo que no podía ser porque no tenían tal material y propuso la opción B. De nuevo, hace falta una cierta inteligencia para ver si esto es relevante y ver si el tiempo invertido en redactar esto beneficia substancialmente el desarrollo del proyecto.

Plasmar las tareas identificadas durante la reunión: todo es importante, pero sin duda plasmar en el acta las tareas identificadas es crucial para que el proyecto avance. Para ser efectivos la descripción de la tarea debe ser clara y concisa, se debe identificar el responsable de la tarea (el que se compromete a hacerla o a hacerla hacer) y a ser posible la fecha estimada de finalización. No se si te ha pasado de asistir a reuniones en las que hay alguna persona que es muy activo identificando tareas, mejoras, cosas para que todo fuera perfecto pero a la siguiente reunión viene con las manos en los bolsillos. Este punto es un antídoto contra esta actitud. Si alguien propone una tarea de la que va a tenerse que hacer cargo y dar explicaciones en la siguiente reunión pues se lo piensa dos veces.

Inventario de tareas pendientes de anteriores reuniones: esto no tiene por que estar dentro del acta, podría ser un documento aparte para llevar el control de las tareas pendientes. Si bien en según qué casos es útil poner al final del acta un anexo con la relación de tareas pendientes identificadas en reuniones anteriores. Es normal que las tareas identificadas en una reunión no sean finalizadas todas en la próxima reunión. Con este anexo se facilita que no se “traspapelen” las tareas.

Fecha de siguiente reunión: de nuevo, no es imprescindible pero sí recomendado, pues si todos los asistentes les parece bien realizar la próxima reunión en tal fecha y hora pues se hace constar en acta y es un tema menos a gestionar. Todo el mundo tiene el acta y ve la fecha que se acordó. En reuniones periódicas de seguimiento con varias personas mejor acordar la fecha de la próxima reunión durante la reunión sino puede ser de locos encontrar una fecha que convenga a todos por vía telemática.